Sebagai
suatu pendukung manajemen, peran humas atau public relations sangat penting dan strategis bagi setiap organisasi. Tidak ada yang
meragukan peran itu. Namun, kerap menjadi pertanyaan kemudian, apa dan bagaimanakah
letak atau kedudukan humas dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga pada akhirnya
peran yang diharapkan akan dilakukan humas itu bisa
terwujud? Dalam praktek, status dan besarnya perusahaan tidak otomatis diikuti
oleh kesadaran untuk menyelenggarakan fungsi humas
pula. Perusahaan besar tidak selalu berarti memiliki departemen humas
yang besar pula. Banyak perusahaan besar yang ternyata memiliki departemen humas
yang kecil. Sebaliknya, perusahaan yang relatif kecil ternyata mempekerjakan
banyak staf humas,dan bahkan bagian Humas itu masih pula dibantu oleh konsultan humas
dari luar organisasi.
Secara umum Public Relations mempunyai kedudukan yang sangat
strategis, yakni berada di antara dua pihak publik. Baik untuk publik lingkup
internal maupun publik lingkup eksternal.
Hal ini mengisyaratkan bahwa seorang Public Relations Officer sesuai
fungsinya adalah sebagai “penyambung lidah’ perusahaan atau organisasi.
Khususnya dalam hal mengadakan hubungan timbal balik dengan publik yang berada
di dalam dan umumnya dengan publik publik yang berada di luar perusahaan.
Menurut Moore (2004:159) “Humas di tingkat manajemen
puncak sebuah organisasi, dengan seorang direktur utama dan dewan direktur.
Karena tindakan manajemen dan kebijaksanaan manajemen mempengaruhi Humas, maka
fungsi humas harus ada dalam kedudukan tertentu di dalam struktur organisasi
untuk berpartisipasi dengan manajemen dalam keputusan kebijakan umum”.
Posisi PR di Bagan Organisasi dan hubungannya dengan
pimpinan manajemen (Top Management) seringkali dapat dijelaskan dengan
menjelaskan terlebih dahulu bagaimana fungsi PR ini muncul. Pada awalnya Fungsi
PR merupakan bagian integral dari departemen SDM sebagai tenaga pendukung
komunikasi karyawan.
Karena fungsi ini terus berkembang, tidak hanya sekedar
komunikasi karyawan belaka, maka pihak manajemen memisahkannya dari departemen
SDM dan memberinya nama baru “Departemen PR”. Manajer departemen baru ini
bertanggung jawab langsung ke CEO.
Berikut adalah kedudukan PR secara struktural menurut
Cutlip, Center, & Broom (2009)
Pada sebuah perusahaan pimpinan utama dan humas
seharusnya merupakan satu unit wadah kerja. Humas dan pimpinan utama merupakan
“dwi-tunggal” yang harmonis dalam menggerakkan perusahaannya. Pimpinan sebagai
pemegang policy dan public relations sebagai penterjemah daripada policy itu.
Demikian pula dalam hal menanggapi akibat dari policy
yang tengah-tengah publiknya, public relations menyampaikannya pada pimpinan utama
perusahaan. Dengan demikian, selain sebagai penyambung lidah perusahaan atau
organisasi public relations dapat pula dikatakan sebagai “jembatan penghubung”
di antara dua macam publiknya, baik internal maupun eksternal.
Dari gambaran tersebut, maka ideallah jika kedudukan PR
secara organisatoris memang harus berada sedekat mungkin dengan pimpinan utama,
di atas bagian-bagian yang ada dalam perusahaan itu. Kedudukan tersebut
diartikan sebagai fungsi menurut hierarki kerja dalam kaitannya dengan aspek
komunikasi sebagai unsur-unsur yang ada dalam perusahaan, yakni dilihat secara
vertikal.(Yulianita, 2007:85)
Sesuai dengan fungsinya, kedudukan PR dalam konteks yang
ideal dalam suatu perusahaan atau organisasi, menduduki tempat sebagai
konsultan perusahaan atau organisasi khususnya konsultan dalam hal kegiatan
komunikasi manajemen perusahaan.
Namun, pada perusahaan-perusahaan yang kecil, biasanya
tugas PR dipegang langsung oleh pimpinan sendiri. Misalnya toko-toko kecil,
dokter-dokter yang berpraktek sendiri, konsultan-konsultan, dan
perusahaan-perusahaan lainnya yang organisasinya relatif kecil.
Dalam menjalankan fungsinya seorang PR/Humas, sebagai
pejabat humas dituntut untuk memiliki 4 kemampuan, yaitu:
a. Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu
persoalan berdasarkan fakta di lapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu
mengevaluasi suatu problematik yang dihadapinya.
b. Kemampuan untuk menarik perhatian, melalui berbagai
kegiatan publikasi yang kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya
sebagai target sasarannya.
c. Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa
pandangan atau opini public (crystallizing public opinion) yang searah dengan
kebijakan organisasi instansi yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling menguntungkan.
d. Kemampuan PR/Humas menjalin suasana saling percaya
toleransi, saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai
pihak, baik public internal maupun eksternal.
Dan peran ideal yang harus dimiliki oleh praktisi Humas
(public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain:
1) Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying goals)
organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik,
apabila PR/Humas bersangkutan lebih memahami atau meyakini pesan/informasi yang
akan disampaikan itu.
2) Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu
memperlancar pelaksanaan public policy-nya. Jangan sampai pesan atau informasi
tersebut membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas
arahnya, sehingga pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh publik.
3) Pihak PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat
ke depan atau memprediksi sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada
pengetahuan akan data atau sumber informasi aktual dan faktual, yang menyangkut
kepentingan organisasi maupun publiknya.[1]
Kedudukan humas dalam organisasi dan kewenangan
petugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John
Tondowijojo, bila humas diakui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, maka
humas harus berada langsung dibawah direksi. Humas harus mampu menyampaikan
kebijaksanaan pimpinan, sehingga ia harus langsung berada dipihak yang
berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. Sedangkan menurut Renald
Khasali, public relations merupakan fungsi manajemen yang sama pentingnya
dengan pemasaran, produksi, keuangan dan SDM.
Menurut Tondowidjojo, kegiatan humas haruslah sistematis
dan terencana, tetapi kadang-kadang juga perlu untuk berimprovisasi dan
berinovasi. Suatu kebijakan harus dipertimbangkan, dirumuskan, direncanakan dan
evaluasi. Untuk ini diperlukan analisis data yang diperoleh tentang organisasi
dan lingkungannya. Seberapa jauh PR harus menapakkan kakinya ke peran internal
atau fungsi eksternal, tentu saja sepenuhnya tergantung pada kebijakan
manajemen. Hanya saja kalau kita menginjak pada tataran ideal fungsi PR, tentu
saja keseimbangan peran internal dan eksternal adalah perlu. Seberapa jauh
titik keseimbangan tersebut harus dijalankan tentu tergantung pada bidang gerak
perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
Semakin kuat kedekatan perusahaan dengan publik dengan
sendirinya membutuhkan banyak konsentrasi untuk memerhatikan publik. Sebaliknya
kalau perusahaan lebih banyak bergerak pada komunitas yang tidak secara
langsung menemui publik, maka peran PR harus dioptimalkan secara internal.
Morisan, seorang pakar Humas, dengan sangat tepat
menguraikan kedudukan Humas dalam konteks organisasi/perusahaan. Menurutnya,
ada tiga hal yang turut menentukan, eksistensi departemen Humas pada setiap
perusahaan yaitu: Pertama, ukuran organisasi atau perusahaan itu sendiri. Suatu
perusahaan kecil mungkin tidak terlalu membutuhkan unit humas tersendiri karena
fungsi itu mungkin bisa dirangkap bagian lain. Pada beberapa organisasi
tertentu fungsi Humas langsung dirangkap oleh salah seorang Direkturnya. Namun
suatu perusahaan besar yang memiliki hubungan dengan khalayak luas sudah cukup
membutuhkan suatu departemen Humas tersendiri dengan staf lengkap.
Kedua, nilai atau arti penting fungsi Humas bagi manajemen.
Besar kecilnya departemen Humas terkadang dipengaruhi oleh pengetahuan atau
kebutuhan pimpinan perusahaan terhadap peran Humas bagi kepentingan organisasi
atau perusahaan. Suatu perusahaan keluarga atau perusahaan milik pribadi yang
cenderung tertutup, biasanya tidak merasa terlalu membutuhkan fungsi Humas,
kalaupun ada, hanya kecil saja. Kondisi ini berbeda dengan perusahaan terbuka
yang sudah go public, yang harus lebih transparan, sehingga membutuhkan fungsi
humas yang lebih aktif. Disini, pemahaman dan penghayatan pucuk pimpinan
terhadap keberadaan Humas sebagai pendukung lini strategis organisasi tentu
menjadi sangat menentukan.
Ketiga, karakteristik organisasi atau perusahaan. Setiap
perusahaan pasti memiliki kebutuhan tersendiri yang tidak bisa diseragamkan
dengan kebutuhan perusahaan lain. Perusahaan pembuat produk konsumen yang
bersifat massal, semisal: sabun, sha
Sumber Referensi
Drs. Suryadi, Strategi mengelola Public Relations Organisasi, Cetakan Pertama, Penerbit Edsa Mahkota, Jakarta, 2007
Jefkins, Frank., Public Relations, Edisi Kelima, Direvisi Oleh Daniel Yadin, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2003
Maya Diah Nirwana, Dasar – Dasar Public Relations, Penerbit Muhammadiyah University Press, Sidoarjo, 2002
http://www.duniapublicrelations.com/2016/12/kedudukan-public-relations-dalam.html?m=1https://acehkrak.blogspot.co.id/2015/05/makalah-hubungan-masyarakat.html
[1] http://infointermedia.com/search/kedudukan-pr-dalam-organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar