Perencanaan merupakan bagian yang sangat penting dan dapat
dikatakan menjadi hal yang fundamental dalam pekerjaan humas yang dijalankan
oleh para praktisi PR. Kampanye humas mencakup hal-hal seperti menetapkan
tujuan yang hendak dicapai,mempertimbangkan alternatif-alternatif yang nantinya
akan tersedia sebagai jalan kedua dalam menjalankan suatu proses,menilai dan
memperhitungkan suatu resiko yang akan diterima dan manfaat dari masing-masing
alternatif yang dipilih,memutuskan suatu keputusan sebagai suatu arah
tindakan,menetapkan besarnya anggaran,serta mendapatkan persetujuan dan
dukungan yang dibutuhkan dari pihak manajemen perusahaan.
Bentuk konkret dari suatu rencana adalah program kerja. Setiap
praktisi humas dituntut untuk dapat menyusun program kerjanya,baik untuk
program jangka panjang maupun jangka pendek. Program kerja harus dipersiapkan
secara cermat dan hati-hati agar dapat memberikan hasil yang nyata. Tanpa
adanya program yang terencana,praktisi humas hanya berkerja berdasarkan naluri
atau insting saja sehingga mudah kehilangan arah,mudah tergoda terhadap hal-hal
yang baru.Hal tersebut membuat praktisi humas sulit memantau sejauh mana hasil
yang sudah dicapai.
Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan
dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan
penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural
resources), untuk mencapai tujuan.[1]
Perencanaan sebagai tahap kedua dalam kegiatan
humas meskipun didukung oleh data faktual yang lengkap-belum tentu akan membuat
pelaksanaan efektif apabila tahap ini tidak ditangani dengan seksama. Pada
tahap perencanaan, humas (public relation) perlu terlebih dahulu menginventarisasi
masalah untuk selanjutnya mengkorelasikan aspek yang satu dengan aspek yang
lainnya sehingga dalam tahap pelaksanaannya kelak, masalah-masalah yang
dihadapi berdasarkan data yang berhasil dihimpun pada tahap penelitian,
disusun, diklarifikasikan dengan rapi dan jelas, demikian pula pemikiran untuk memecahkannya.[2]
Definisi perencanaan kerja/program menurut pakar
humas, Jefkins, yaitu: “Public Relations consist of all forms of planned
communication outwards and inwards between an organization and its public for
the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”[3]. Kegiatan
kehumasan menurut Cultip dan Center salah satunya menciptakan komunikasi dua
arah timbal balik dengan menyebarluaskan opini publik kepada organisasi.
Dinas Komunikasi dan Informatika menyediakan layanan informasi bagi
masyarakat yang membutuhkan informasi secara langsung dan online, sehingga berlangsung
komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya.[4] Sesuai
peranannya sebagai pengabdi kepentingan umum, sebagai mediator utama
antara pimpinan dengan publik, dan sebagai dokumentator, maka kegiatan humas
dititik beratkan salah satunya pada program pelayanan. Program ini berupa
pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis, termasuk
penyelenggaraan tetap dan pameran.[5]
Secara garis besar bahwa kampanye komunikasi
merupakan aktivitas komunikasi yang terorganisasi, secara langsung ditujukan khalayak
tertentu, pada waktu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan tertentu.[6] Sebagaimana
fungsi humas menyelenggarakan kampanye untuk mencapai tujuan tertentu, maka
Dinas Komunikasi dan Informatika provinsi Riau melakukan sosialisasi pada
dinas-dinas provinsi Riau mengenai Undang-Undang keterbukaan Informasi Publik. Alasan mengapa Humas harus membuat perencanaan dalam melakukan kegiatannya
antara lain : [7]
a. Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat bersifat
proaktif, reaktif, defensif, preventif, protektif dan hingga profitabel.
Misalnya, seorang humas bertindak sedia payung sebelum hujan (proaktif) atau
mencari payung ketika hujan (reaktif).
b. Alasan mengapa (why) 1) Untuk mengantisipasi perubahan
lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan
teknologi. 2) Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi
persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi,
media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis. 3) Menciptakan tujuan yang
objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci.
Menurutnya lagi manfaat
perencanaan kerja humas adalah:
a. Membantu pihak manajemen organisasi untuk
mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah-ubah.
b. Mengefektifkan dan mengefisienkan
koordinasi atau kerja sama antar departemen dan pihak terkait lainnya.
c. Mengefisiensikan waktu, tenaga, upaya dan
biaya.
d. Menghindari risiko kegagalan dengan tidak
melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret.
e. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan
operasional, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai di
masa mendatang.
f. Menetapkan klasifikasi rencana kerja humas,
yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang), rencana
tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-ulang) dan rencana tertentu
(rencana jangka pendek, khusus, dan terbatas).
Proses Perencanaan Menurut George L. Morrisey, dalam bukunya
Management by Objective and Results for business and Industrydalam Morissan, proses
perencanaan dan penetapan program humas mencakup langkah-langkah sebagai
berikut: [8]
a. Menetapkan peran dan misi, yaitu menentukan
sifat dan ruang lingkup tugas yang hendak dilaksanakan.
b. Menentukan wilayah sasaran, yaitu
menentukan di mana praktisi humas harus mencurahkan waktu, tenaga, dan keahlian
yang dimiliki.
c. Mengidentifikasi dan menentukan indikator efektifitas (indicators
of evectiveness) dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Menentukan faktor-faktor
terukur yang akan memengaruhi tujuan atau sasaran yang akan ditetapkan.
d. Memilih dan menetukan sasaran atau hasil yang ingin dicapai.
e. Mempersiapkan rencana tindakan yang terdiri dari langkah-langkah sebagai
berikut: 1) Programming-menentukan urutan tindakan yang akan dilakukan untuk
mencapai tujuan. 2) Penjadwalan(scheduling)-menentukan waktu yang diperlukan
untuk melaksanakan tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran. 3) Anggaran
(Budgeting)-menentukan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 4)
Pertanggung jawaban-menetapkan siapa yang akan mengawasi pemenuhan tujuan,
yaitu pihak yang menyatakan tujuan sudah tercapai atau belum. 5) Menguji dan
merevisi rencana sementara (Tentative Plan)sebelum rencana tersebut
dilaksanakan. 6) Membangun pengawasan, yaitu memastikan tujuan akan terpenuhi. 7)
Komunikasi-menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan untuk mencapai
pemahaman serta komitmen pada enam langkah sebelumnya. 8) Pelaksanaan-memastikan
persetujuan diantara semua pihak yang terlibat mengenai komitmen yang
dibutuhkan untuk menjalankan upaya yang sudah ditemukan, pendekatan apa yang
paling baik, siapa saja yang perlu dilibatkan.
Menurut Thomas dalam bukunya Manajemen: kepemimpinan dan kolaborasi
dalam dunia yang kompetitif, langkah-langkah perencanaan antara lain: [9]
a. Analisis situasional Dibatasi oleh waktu dan sumber daya, para
perencana harus mengumpulkan, mengartikan, dan merangkum semua informasi yang
relevan terhadap isu perencanaan yang dibahas.
b. Sasaran dan rencana alternatif Berdasarkan hasil analisis
situasi, proses perencanaan harus menghasilkan sasaran-sasaran alternatif yang
dapat diterapkan di masa mendatang dan rencana alternatif yang mungkin
digunakan untuk mencapai sasaran ini.
c. Evaluasi sasaran dan rencana selanjutnya Manajer akan
mengevaluasi keuntungan, kerugian, dan pengaruh yang potensial dari setiap
sasaran dan rencana alternatif.
d. Pemilihan sasaran dan rencana Ketika manajer menguji sejumlah
sasaran dan rencana, mereka akan memilih salah satu yang tepat dan masuk akal.
e. Penerapan Setelah manajer memilih sasaran dan rencananya, mereka
harus menerapkan rencana-rencana yang dirancang untuk mencapai sasaran.
Adapun perencanaan enam langkah yang sudah diterima secara luas
oleh para praktisi humas profesional adalah sebagai berikut: [10]
a. Pengenalan situasi
b. Penetapan tujuan
c. Definisi khalayak
d. Pemilihan media dan teknik-teknik PR
e. Perencanaan anggaran
f. Pengukuran hasil Dalam perencanaan, humas haruslah ada penetapan
tujuan dibuat berdasarkan riset yang telah dilakukan baik melalui riset yang
bersifat formal maupun informal dengan mengadakan serangkaian diskusi atau
konsultasi secara mendalam dengan berbagai pihak guna mengungkapkan kebutuhan
komunikasi paling mendasar yang dirasakan. Dengan hasil riset ditemukan masalah
yang dihadapi, sehingga tujuanperencanaan humas merupakan upaya mengatasi
masalah.[11]
Menurut Cutlip-Center-Broom, praktisi humas profesional dalam
melaksanakan kegiatan humas harus terdiri atas empat langkah yaitu:
a. Menentukan masalah (defining problem).Meliputi kegiatan untuk
meneliti dan mengawasi pengetahuan, pendapat, sikap dan tingkah laku khalayak.
b. Perencanaan dan penyususnan program (planning and programming).
Mencakup tindakan untuk memasukkan temuan yang diperoleh pada langkah pertama
dalam kebijakan dan program organisasi.
c. Melakukan tindakan dan berkomunikasi (taking action and communicating).
Mencakup kegiatan melaksanakan tindakan dan melakukan komunikasi yang sejak
awal dirancang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
d. Evaluasi program (evaluating theprogram). Mencakup penilaian
atau evaluasi atas persiapan, pelaksanaan dan hasilhasil program. [12]
Sumber Referensi
1. Nunuk Febrianingsih, 2012. “Keterbukaan
Informasi Publik Dalam Pemerintahan Terbuka Menuju Tata Pemerintahan Yang Baik”
dalam Jurnal Rechtsvinding Volume 1 No 1, April 2012
2. Mbah Google
[1] Siswanto,
Op. Cit., hlm 42.
[2] Onong
Udcjana Effendy, Op. Cit., hlm 100.
[3] Frank
Jefkins, Public Relations, (Jakarta: Erlangga, 2004), hlm 13.
[4] Onong
Udcjana Effendy, Op. Cit., hlm 36.
[5] Widjaja,
Pengantar Ilmu Komunikasi,( Jakarta: Rieneka Cipta, 2008), hlm. 61.
[6] Rosady
Ruslan, Kampanye Public Relations, (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2007),
[7] Rosady
Ruslan, Op. Cit., hlm 155-156.
[8] Morissan,
Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas Profesional, (Jakarta:
Kencana Prenada Media Group, 2008), 153-154.
[9] Scott,
Thomas, Manajemen: Kepemimpinan dan Kolaborasi dalam dunia yang
Kompetitif edisi 7, (Jakarta: Salemba 4, 2008),
153-159.
[10] Frank
Jefkins, Op. Cit., hlm 57.
[11] M.J
Ritonga, Riset Kehumasan, (Jakarta: Gramedia, 2004), 94.
[12] Morissan,
Op. Cit., hlm 108-109.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar